7 привычек высокоэффективных организаторов мероприятий

Что нужно знать специалистам индустрии мероприятий об успешной бизнес-книге

Привет организаторам мероприятий! С вами Клевер Карли. 

Нам, организаторам мероприятий, нравится быть частью сообщества, всегда готового к сотрудничеству. У нас всегда есть богатый выбор, когда нам нужны источники вдохновения и пошаговые руководства — от посвященных мероприятиям веб-сайтов до хэштегов, подкастов и отраслевых конференций. Однако хорошая идея не так часто «выделяется из толпы» и становится культурным ориентиром, на который стоит обратить внимание даже после длительного времени после прохождения пика популярности. Книга «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови, которую печатают уже почти третье десятилетие, служит примером подобной идеи. Если вы ее не читали, скорее всего, вы сможете одолжить эту книгу у коллеги за соседним столом.

Ее суть проста: все успешные люди применяют одинаковые навыки — от проактивного подхода до сплоченной работы в группе для непрерывного обучения. Хотя эти семь привычек определенно можно применять и на вашей работе, я адаптировала исходную формулу специально для индустрии мероприятий.   

С благодарностью Стивену Кови я представляю семь привычек успешных организаторов мероприятий.

1. Они понимают, что подготовка к мероприятию — главная часть работы.

В своей книге Кови подчеркивает, что реактивный (а не проактивный) подход может помешать добиться успеха. Эта мысль полностью применима к организаторам мероприятий. Это может казаться очевидным (мы, все-таки, организаторы), но знаете ли вы, как и когда гости прибудут, учли ли вы виды транспорта, которыми они воспользуются? Ваш основной докладчик подготовлен? Оборудование подключено и настроено? Это, конечно, всего несколько примеров вопросов, на которые нужно ответить за несколько недель и дней до мероприятия. В чем главная цель? Оставаться проактивными. Постарайтесь предвидеть все препятствия заранее.  

2. Они начинают мероприятие с четко сформулированной целью.

Вторая привычка от Кови, «начиная, представляйте конечную цель», означает, что каждому вашему действию должна соответствовать конкретная цель. Поэтому если ваше мероприятие не продумано достаточно хорошо, чтобы достичь поставленной цели (или превзойти ее), вам нужно вернуться к началу. 

Какого результата ждет клиент? Если вы представляете новый продукт, смогут ли гости приобрести его после мероприятия? Если главная цель — налаживание деловых связей, смогут ли гости общаться после мероприятия? Визуализируйте главную цель и позиционируйте каждое ваше действие во время мероприятий так, чтобы добиться ее. Конечно, вам предстоит решить, посвящено ли мероприятие выработке решений, формированию идей, празднованию, обучению, достижению результата или рекламе продукта

3. Они знают, что необходимо концентрироваться только на том, что имеет значение.

До, во время и после мероприятия вы столкнетесь с большим числом просьб, жалоб, вопросов и задач. Хотя у вас наверняка возникнет желание решить все вопросы сразу (ведь вы же перфекционист, в конце концов!), будет полезно вспомнить совет Кови — «сначала делайте то, что нужно делать сначала», — когда будете решать, чем стоит заняться в первую очередь.

Уровни важности — очень субъективные конструкции, которые зависят от потребностей организации, но будет полезно определить, что необходимо сделать заранее, а что может подождать. Если особый ингредиент секретного блюда не готов вовремя, это более важный вопрос, чем регистрация всех гостей? Скорее всего, нет. Хотя проблемы с отсутствующим ингредиентом могут отвлекать вас, но это не так важно, как ваша презентация.  

4. Они хорошо разбираются в технологиях и социальных сетях.

В качестве четвертой привычки Кови объясняет, что успеха помогает добиться настрой типа «обоюдная победа»: если вы уважаете пожелания других, ваш успех неизбежен. Чего хотят ваши гости? Самых современных и громких технологий, как показал недавний опрос Международной ассоциации конференц-центров, посвященный конференц-залам будущего. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло успешно, будет хорошей идеей исполнить это желание.

По данным опроса, 80 % респондентов считают, что доступ к интерактивным технологиям станет еще важнее в течение следующих пяти лет. Кроме того, 92 % считают, что их зависимость от хорошего сигнала Wi-Fi также увеличится. 

Что это значит для вас: люди хотят не просто посетить мероприятие, они хотят взаимодействовать с ним. Это могут быть уникальные хэштеги или фильтры Snapchat (как мы обсуждали ранее), прямая трансляция важных моментов или цифровые фотокабины — в любом случае вам следует размыть границы между технологиями и реальной жизнью с помощью социальных сетей

И да, убедитесь, что сигнал Wi-Fi очень и очень хороший. 

5. Они понимают потребности аудитории.

Пятая привычка Кови, сначала старайтесь услышать, а потом быть услышанным, помогает нам сохранять скромность и при этом стремиться расширять горизонты. Без сомнения, вы — новатор и умелый организатор, способный на многое. Но то, что вы можете сформулировать прекрасную концепцию для мероприятий, не значит, что ваша аудитория или команда разделяет ваши идеи. Всегда учитывайте просьбы, потребности и мысли людей рядом с вами, даже если вы руководите всем процессом. 

Это переводит нас напрямую к следующей привычке успешных организаторов мероприятий...  

6. Они превосходно работают в команде.

Говоря о необходимости прислушиваться к тем, кто вас окружает: эффективные организаторы знают, как успешно и уважительно работать в команде — эту привычку Кови называет «достижением синергии». Как он объясняет, цели, достигнутые командой, намного масштабнее результатов, которых можно добиться в одиночку. Учитывая большое количество компонентов, с которыми взаимодействуют организаторы мероприятий, им необходимо понимать, что успех невозможен, если не доверять своей команде с позитивным и благосклонным настроем. Хотя у вас может быть склонность к перфекционизму, не бойтесь делегировать некоторые задачи другим. Это поможет раскрыть потенциал всех участников команды.

7. Они никогда не перестают учиться. 

Успешные организаторы мероприятий никогда не перестают учиться и самосовершенствоваться, читая статьи на сайте MeetingImagined.com или посещая ежегодные конференции

Возвращайтесь через две недели, чтобы изучить другие полезные советы, а также подписывайтесь на меня в Twitter, Instagram и Facebook. 

Как всегда, ваш эффективный гид, 

Умница Карли

Powered By OneLink