3 способа по-новому взглянуть на ежегодные конференции

Привлекайте гостей новизной

Многие организации ежегодно проводят конференции и мероприятия для повышения узнаваемости бренда, взаимодействия с сообществами и повышения лояльности клиентов. Для организаторов, которые проводят такие мероприятия, достижение этих целей часто начинается с увеличения посещаемости. 

Но, хотя рост явки — это цель номер 1, число посетителей большинства периодически проводимых мероприятий либо не растет, либо растет очень незначительно, что подтверждается отчетом 2019 State of the Conference Industry Report.

В чем же тут дело? 

В отличие от одноразовых мероприятий, ежегодные мероприятия несут с собой исторический и устаревший «багаж», например в виде оформления площадок или структуры повестки дня. Чтобы привлечь новую аудиторию и повысить явку, организаторам нужно предложить нечто новое. Иными словами, им нужно заново изобрести ежегодные встречи — так, чтобы они отличались от предыдущих, но в то же время отражали их цель и историю.

Не знаете, с чего начать? Вот три способа представить ежегодные мероприятия в новом свете. 

Свежий взгляд на повестку дня и дизайн. 

Приветственный завтрак — в начале, затем несколько часов презентаций и ужин для налаживания деловых связей в конце дня. Знакомое ощущение? 

Повторять одно и то же год за годом скучно и утомительно. Какие же элементы можно добавить, чтобы от конференции веяло новизной несмотря на то, что гости были на подобных мероприятиях неоднократно? 

Проще всего, конечно, менять докладчиков, но не стоит ли поставить перед собой более творческую цель и изменить структуру самого мероприятия? Например, по-новому подойти к рассадке, освещению и фону. Другой вариант: попробуйте разработать программу, которая обеспечит персонализацию впечатлений гостей. 

Задумываясь о том, как улучшить предстоящее ежегодное мероприятие, важно представлять себе, какие недостатки имели место в предыдущие годы. Что часто отмечали в формах отзыва? Можно ли избавиться от этих недостатков? Пусть эта информация станет отправной точкой на пути к оптимизации. 

Привносите конкретную тематику. 

Этим вопросом все организаторы задаются испокон веков: придерживаться темы или нет? Но для ежегодных мероприятий ответ очевиден. Они просто не могут не быть тематическими. 

Почему? Прежде всего, на многих ежегодных конференциях есть обязательные пункты повестки дня. И, как упоминалось выше, постоянно говорить об одних и тех же темах быстро наскучивает. Тематика дает организаторам возможность предложить новый взгляд на часто обсуждаемые пункты, убрать которые из программы никак нельзя. 

Грамотный подход к привнесению тематики также делает мероприятие более целостным, а значит, лучше позволит рассказать потенциальным участникам, о чем это мероприятие. Для тех, кто приходит не впервые, наличие тематики позволит различать это событие и предшествующие, а новые гости получат лучшее представление о том, что им даст посещение мероприятия. 

Смените место проведения.

Вы проводите ежегодную конференцию в одном и том же городе или на одной и той же площадке каждый год? Задумайтесь о том, чтобы каждый год менять их. Во-первых, путешествия — это прекрасно, а возможность познакомиться с новым местом — отличный повод зарегистрироваться и стать участником мероприятия. И действительно, исследование показывает, что место проведения играет огромную роль в будущем мероприятий. Гостям необходимо четкое ощущение места и более тесная связь с окружающим их городом. 

Исследования также показывают, что предвкушение поездки делает людей счастливее; иногда это даже приятнее, чем сама поездка. И дело не в том, что мероприятие может пройти неудачно; просто новое место вызовет повышенный интерес, которого не будет, если локация будет той же. 

Выездное мероприятие — это еще и возможность обновить повестку дня. Найдите возможность подчеркнуть особенности места проведения мероприятия так, чтобы «поступать, как местные». Например, гости смогут принять участие в местной благотворительной программе или им можно предложить пешую экскурсию как формат отдыха. 

Powered By OneLink