Клевер Карли: Как сообщить об отмене мероприятия.

Как взаимодействовать с заинтересованными сторонами в случае экстренной отмены мероприятия

Привет организаторам мероприятий!

Уверен, вы все согласитесь, что после долгих часов планирования мы все хотим одного — плодотворного мероприятия. Но иногда у природы другие планы, и плохая погода может стать угрозой вашему мероприятию. Об отмене мероприятия, конечно, не хочется и думать, однако в экстренных обстоятельствах некоторые планы придется пересмотреть или же все же отменить мероприятие совсем.

Конечно, это неприятно. Отменять огромную массу решений, принятых при подготовке к мероприятию, сложно, как с точки зрения логистики, так и потому, что обидно видеть, как вся работа идет насмарку, не говоря уже о том, что придется сообщать об отмене поставщикам, спонсорам и гостям. Как и в других случаях, некоторые стратегии работают лучше, чем другие, и каждая зависит от того, с кем вы имеете дело. «Встреча отменена. На этом все, извините!» — определенно не самый лучший вариант в любом случае.

Независимо от того, хотите ли вы разработать новый план информирования в экстренных ситуациях или обновить существующий, в разговорах с заинтересованными сторонами я предлагаю делать следующее: 

Для поставщиков

Общение с менеджером площадки, докладчиками, технологическими партнерами и другими сторонами может быть тонким делом. О плохих новостях, конечно, придется рассказать, причем так, чтобы сохранить партнерские отношения в будущем. Во избежание непонимания сообщайте об изменениях сразу же, как только о них станет известно, и звоните, не откладывая. Разговаривая лично по телефону, вы меньше рискуете сильно расстроить собеседника, что может случиться, даже если вашей вины в отмене мероприятия нет. После разговора направьте контрагенту официальное письменное уведомление. Так обе стороны будут юридически защищены, если в будущем возникнут какие-либо контрактные проблемы.

Для спонсоров

Спонсоры выделяют деньги и время на мероприятие, и, поскольку они не смогут получить желаемое за свои взносы, вам предстоит еще один трудный разговор, особенно в условиях, когда 53 процента организаторов отмечают, что найти спонсора и без того трудно. Перед разговором со спонсором о мероприятии, которое отменяется в связи с непредвиденными обстоятельствами, заранее подготовьте потенциальные уступки, которые помогут компенсировать спонсору перенос или отмену мероприятия. Это может быть возможность сотрудничества в связи с другим планируемым мероприятием или предложение расширить спонсорство и предоставить более обширный спонсорский пакет на новом мероприятии. В любом случае, используя этот разговор как возможность обсудить партнерство в будущем, вы покажете, что вы цените его работу, и спонсор будет более склонен сотрудничать с вами в дальнейшем.

Для гостей

Если вы запланировали блестящее мероприятие (в чем я не сомневаюсь), гости, скорее всего, будут рассказывать о нем, а новости об отмене или переносе на другой день, когда они не смогут прийти, огорчат и разочаруют их. Ваша задача проста: гости должны быть довольны и готовы к вашему следующему мероприятию вне зависимости от изменений; ключевой момент здесь — открытость и честность в общении. Расскажите прямо о рисках, которые вызваны неблагоприятной погодой, и о мерах, которые вы и ваша команда принимали перед тем, как решить, что безопаснее всего будет отменить мероприятие. 

Как и в случае с поставщиками, общение должно быть личным. Возможно, написать отдельное письмо каждому гостю не получится, но «ковровая» рассылка будет воспринята как равнодушие. Обязательно укажите контактное лицо, с которым гости могут связаться для получения более подробной информации. Например, у вас может быть выделенный адрес электронной почты, горячая линия или страница на веб-сайте мероприятия, где даны ответы на вопросы, связанные с изменением даты или отменой.

Опять же, отмена мероприятия может стать большой проблемой, поэтому важно задействовать все планы по его «спасению» и идти на крайнюю меру, только если они не сработают. Учитывая все это, безопасность всегда должна стоять на первом месте, и при неблагоприятных погодных условиях не стоит упрямо стоять на своем. Лучше всего немедленно и честно сообщить всем тем, кто связан с мероприятием, что оно отменяется или переносится. 

До встречи!
Умница Карли


 

Powered By OneLink