Клевер Карли: Цели в области тайм-менеджмента на 2019 год

Подходы к планированию, позволяющие придерживаться графика и предотвращающие стресс

Привет организаторам мероприятий!

С приближением 2019 года я вспоминаю о 2018-м и о том, что можно было бы сделать лучше. Оглядываясь на достижения и задачи, которые мне удалось решить в прошлом году, я вспоминаю один аспект, который для меня особенно важен: тайм-менеджмент. Плотный график и бесконечный список дел превращают работу организаторов в гонку со временем, которого зачастую на все не хватает. И это совершенно нормально. Но недостаток навыков тайм-менеджмента может иногда привести к хаосу и панике на мероприятиях, а как раз этого вполне можно избежать. 

Конечно, я не говорю о том, что вам следует заменить свой процесс планирования новым, который волшебным образом увеличит количество часов в сутках. (Это невозможно — я пыталась.) Вместо этого я думаю о том, как оптимизировать мое нынешнее расписание так, чтобы в нем было больше времени для себя — как в профессиональном, так и в личном смысле. 

Итак, ниже — набор небольших целей на 2019 год; это позволяет выжать максимум из каждой секунды. Начнем?

1. Ожидания должны быть реалистичными.

Что бы мы ни делали, в сутках все равно будет 24 часа. Значит, нужно объективно оценить, что мы действительно можем сделать за тот или иной период времени. Порой в списке дел нам удастся пометить как выполненные только два пункта в день, а иногда и 10. Оба варианта хороши, но график мероприятия должен учитывать оба сценария.  

2. Делегируйте больше.

Неважно, насколько сильно мы хотим самостоятельно позаботиться о каждом аспекте проекта (даже если только для контроля качества), — это невозможно, да и не рекомендуется; и помните, что чрезмерная стрессовая нагрузка может вызвать проблемы со здоровьем. (Помните, планирование встреч входит в пятерку наиболее стрессовых профессий 2018 года!) Чтобы высвободить время и снять стресс, нужна команда, которой вы доверяете и которой можно делегировать задачи, особенно в условиях сжатых сроков. 

3. Не откладывайте на завтра.

Если в 2018 году вашей коронной фразой было «сделаю потом», то давайте вместе вслух произнесем следующее предложение: «Я позабочусь об этом прямо сейчас». Если определяться со всеми деталями мероприятия в последние часы перед его началом, последствия могут быть катастрофическими (например, низкая явка при необходимости выполнять обязательства перед площадками и поставщиками). Если вы — хронический прокрастинатор, попытайтесь разбить список дел на небольшие блоки и проводите еженедельные контрольные встречи со своей командой, на которых каждый сможет отчитаться за сделанное в своей сфере ответственности.

4. Знайте, когда нужно говорить «нет».

Как мы знаем, организаторы — люди занятые. И хотя нам хочется заняться каждым предлагаемым проектом, ответ «да» на каждый запрос может полностью разрушить баланс задач и времени, необходимого для их выполнения. Возвращаясь к первому пункту, важно знать свои сильные стороны и быть честным самим с собой. Если вы слишком заняты, чтобы взяться за новый проект, вы вполне можете отказаться от него до тех пор, пока в вашем графике не появится время. 

Итак, помня обо всем этом, я, пожалуй, последую собственному совету и закончу с писаниной, чтобы заняться собственным списком дел. Это ведь никогда не рано сделать, верно?

До встречи, друзья!

Удачного планирования!
Умница Карли
 

Powered By OneLink