Партнеры, без которых организаторам не прожить

Данные, которые нужны каждому организатору для успешного проведения мероприятия

Для проведения мероприятия нужны не просто усилия нескольких человек. Чтобы встреча стала успешной, необходима скоординированная командная работа опытных специалистов различных направлений. И хотя в команде важен каждый, как правило, именно технологические и финансовые партнеры делают мероприятие успешным.

И вот почему.

Грамотные финансовые решения

Первый вопрос, который задается еще до принятия любого решения: «Насколько оно соответствует цели встречи?» Второй: «Можем ли мы это себе позволить?»

А поскольку бюджет не безграничен, принятие решений всегда связано с финансовыми ограничениями, и именно специалисты по финансовому планированию помогут грамотно потратить каждый доллар. Не консультируясь с финансовым специалистом, вы рискуете поставить под угрозу реализацию проекта в целом.

Специалист по финансам не только отслеживает финансовый аспект в целом, но и может поделиться информацией о том, как расходовались бюджеты для прошедших мероприятий. Допустим, на предыдущей встрече с аналогичным бюджетом и целями большая часть расходов ушла на кейтеринг. Если по отзывам гостей еда им понравилась, но сессии должны были быть более подробными, организаторам становится понятно, что им следует выделить большую часть бюджета на поиск подходящих докладчиков и организацию сессий.  

Поговорим о технологиях

Поскольку следование технологическим трендам становится одной из основных задач для организаторов мероприятий, неудивительно, что рекомендации поставщиков технологий приобретают все большую важность. 

Общение с ними не только помогает следовать современным тенденциям, но и помогает сделать встречи современнее и быть на переднем крае технологий. Есть и еще одна причина. Не каждый организатор является специалистом по технологиям, следовательно, привлечение технологических партнеров — специалистов своего дела — помогает сэкономить средства и время. Например, использование разрозненных технологических решений вместо единого унифицированного ПО, например приложения Marriott Meeting Services, может создать организационную неразбериху в команде организаторов. А технологический партнер может предложить решения, которые устраняют потенциальный хаос с ПО. 

Найти организатора, способного на все

Иногда у организаторов нет доступа к ресурсам за исключением их собственных возможностей, и это нормально. В ситуациях, когда у организатора нет команды, нужно заблаговременно проверять, соответствуют ли его навыки целям мероприятия. 

Когда речь идет о бюджетах мероприятия, лучше отказаться от обычных электронных таблиц, в которых человек может ошибиться, и выбрать ПО для бюджетирования. И в случае с технологиями не стоит усложнять. Пользуйтесь социальными сетями и другими знакомыми вам платформами, а не новой системой или платформой. Таким образом, если во время встречи возникнут технические трудности, вы сможете устранить их немедленно, не прибегая к помощи службы поддержки. 
 

Powered By OneLink