Как сделать круглые столы максимально эффективными

Вот как спланировать круглый стол, полезный для всех

Круглый стол — это не просто презентация в формате PowerPoint, которую проводит докладчик в пиджаке и галстуке. Круглый стол — это платформа, которая порой может решить судьбу вашего мероприятия, поэтому планировать его необходимо грамотно.
 
Узнайте о том, как спланировать круглый стол, который будет всем нужен и полезен.

Как определить формат круглого стола

Формат круглого стола и рассадка могут изменяться в зависимости от целей встречи и конкретных потребностей мероприятия. Например, при большом количестве гостей (более 10 человек), возможно, будет лучше поделить участников на несколько групп, чтобы принять участие смог каждый.

Помните: чем больше группа, тем больше времени потребуется, чтобы каждый смог принять участие. Во избежание сложностей и нарушения графика в каждой группе должно быть от пяти до 10 участников.

В качестве альтернативы вы можете пригласить ключевых экспертов, которые будут участвовать в круглом столе перед аудиторией, по аналогии с общим заседанием. Можно разрешить слушателям задавать вопросы; так у участников будет больше возможности подключаться к обсуждению и появится ощущение круглого стола, а основное внимание при этом будет приковано к экспертам.

Подготовьте план обсуждения на круглом столе

Выбрав формат круглого стола, сформулируйте ключевые цели конференции. Ваш круглый стол должен способствовать достижению именно этих целей. Например, если цель вашей конференции — рассказать участникам об изменениях в отрасли, то темы и вопросы круглого стола должны стимулировать соответствующее обсуждение.

Темы, которые вы будете обсуждать, следует включить в повестку дня. Повестка дня — это план круглого стола, который должен быть у всех его участников еще до начала обсуждения. В нем должны быть следующие пункты:

  • цель или тема обсуждения;
  • ключевые вопросы и дискуссионные темы;
  • временной график различных частей дискуссии, например вводных замечаний, смен тем и заключительных комментариев;
  • имена участников (для круглых столов, где докладчики выступают перед аудиторией);
  • правила, например советы о том, какие темы не следует поднимать, или напоминание о том, что следует вести себя вежливо.

Если вы проводите единый круглый стол, за которым гости будут наблюдать как слушатели, перечислите для участников ключевые пункты обсуждения, чтобы они могли подготовиться, и отправьте их вместе с приглашениями тем, кто хорошо разбирается в теме. Не бойтесь приглашать людей с сильно различающимися взглядами, так как это сделает обсуждение более активным.

Ключевой элемент успешной организации круглого стола — опытный модератор каждой дискуссионной группы. Этот человек должен хорошо знать формат, темы и план обсуждений, о котором говорилось выше. Кроме того, возможно, модератору порой придется вмешиваться, чтобы удержать беседу в рамках запланированных тем и графика.

Как поддерживать активное обсуждение в формате круглого стола

Итак, что же нужно сделать в начале обсуждения? Прежде всего, некоторые участники могут нервничать, поэтому следует помочь им «войти» в дискуссию. Предложите модераторам начать с приемов, разряжающих обстановку: пусть участники пожмут друг другу руки, поздороваются и представятся. 

В начале обсуждения модератор может задать несколько стартовых вопросов, которые привлекут внимание участников. Обращайте внимание на то, кто участвует активно, а кто нет; впоследствии обращайтесь с вопросами к тем, кто участвовал мало, чтобы вовлечь их. 

Иногда тема может вызвать бурную дискуссию или в ней могут доминировать только несколько участников. В такие моменты модератору следует вмешаться и вернуть дискуссию в запланированное русло.

И, наконец, модератору следует узнать у участников, что они вынесли из обсуждения. Поблагодарите всех и скажите, что надеетесь встретиться снова.

Придерживайтесь комплексного подхода

Обсуждение за круглым столом — прекрасный способ привнести элемент здоровых дебатов в ваше мероприятие. Устройте мозговой штурм, чтобы круглый стол соответствовал целям мероприятия. А если вы планируете мероприятие с обсуждениями за круглым столом, обращайтесь к опытным координаторам мероприятий в Marriott
 

Powered By OneLink