«Убийцы» производительности мероприятий, от которых нужно избавиться

Узнайте, как избавиться от них как можно быстрее

Придерживаться графика на мероприятиях — не просто рекомендация, а необходимость, ведь именно это помогает экономить время (и деньги) клиента. Однако на мероприятии многое может отвлекать и отнимать ценное время и деньги — звонки мобильных телефонов, технические неполадки, непредвиденные сбои и т. п. 

От некоторых отвлекающих факторов избавиться невозможно (хотя их следует предусмотреть в вашем плане), но есть способы, которые помогут использовать время мероприятия максимально эффективно. В этой статье мы расскажем о четырех главных отвлекающих факторах и о том, как устранить их, прежде чем они вам помешают. 

Объективная и четкая повестка дня 

У каждого мероприятия должна быть цель. Однако одной цели — и довольно неопределенного пути к ее достижению — недостаточно, если вы не хотите тратить время гостей впустую. В статье Forbes сказано, что необходимо обозначить цель в самом начале мероприятия — в устной или письменной форме. Если сформулировать для участников цель или выступить с заявлением еще до мероприятия, можно уменьшить общее время встречи на 17 минут, хотя эта задача и кажется такой простой. 

Помимо цели мероприятия его участникам необходимо предоставить и четкую повестку дня (желательно до мероприятия). Однако ваша версия повестки должна немного отличаться от версии, предоставленной участникам, так как вам необходимо учитывать буферное время в течение дня или вечера. Есть ли проверенное правило? Да! Предусмотрите по пять минут (учитывая и время, выделенное для перерывов) между частями мероприятия и разными темами. 

Слишком частые перерывы на вопросы

Главный отвлекающий фактор на мероприятиях, — это, вероятно, те его участники, которые непрерывно задают вопросы. Вопросы не только могут застать вас и докладчиков врасплох, но и отнять много времени. Конечно, это не означает, что вам следует пресекать попытки задавать вопросы. Однако чтобы решить, на какие вопросы отвечать или отвечать развернуто, как сказано в статье Inc., задайте себе следующи простой вопрос: «Что бы здесь ни происходило, чтобы бы здесь ни говорили, — важно ли это для достижения поставленной цели?». Если ответ — «нет», постарайтесь вежливо отклонить вопрос и предложить задать его после завершения мероприятия. 

… и игнорирование запланированных перерывов 

Если повестка дня мероприятия насыщенна, у вас может возникнуть искушение отказаться от перерывов, чтобы сэкономить время. Однако в статье Mashable сказано, что это благое начинание может в результате привести к большей трате времени. 

Авторы статьи утверждают, что концентрация внимания у большинства из нас снижается спустя час или два часа работы над одной задачей, и наступает умственное утомление. После этого периода требуется перерыв, чтобы «подзарядить» мозг и вернуть ему состояние высокой производительности. 

В качестве идей для перерывов вы можете порекомендовать гостям заняться чем-нибудь противоположным текущей задаче, например помедитировать, позвонить родным, прогуляться на воздухе или просто отключиться (и даже поспать) на диване поблизости. 

Гаджеты как отвлекающий фактор

Сегодня, когда цифровые технологии настолько прочно укоренились в нашей повседневной жизни, редко встретишь мероприятие без телефонов, планшетов и ноутбуков. Однако эти (буквально) близкие к телу аксессуары могут крайне негативно сказаться на производительности мероприятия. В исследовании CareerBuilder указано, что более 2000 менеджеров по найму назвали гаджеты одним из главных отвлекающих факторов, снижающих производительность, причем главными виновниками 52 % называют мобильные телефоны. 

Однако, согласно одной статье, дело не в самих телефонах, а в нашем стремлении к многозадачности. Хотя полностью запрещать цифровые устройства на мероприятиях — не всегда хорошая идея, постарайтесь сделать мероприятие компактным, четким, привлекательным и способствующим сотрудничеству (а не превращать его в скучную лекцию). Если гости начинают склоняться к многозадачности, это может означать, что они скучают или не в состоянии сотрудничать. 

Powered By OneLink