Карта событий — путь к успешному мероприятию

Организаторы не могут заглянуть в будущее, но эта стратегия поможет им делать более точные прогнозы

Давайте признаем: вряд ли можно предсказать все потенциальные накладки на мероприятиях заранее. Конечно, план действий на случай экстренной ситуации помогает при внезапной перемене погоды, но что если докладчик опоздает на самолет или гости забудут свои регистрационные данные? К этому подготовиться существенно сложнее.

Но можно изложить потенциальные проблемы на «карте событий».

В индустрии кино и рекламы такая карта называется раскадровкой и используется для покадрового описания кампании или фильма. Организаторы же могут воспользоваться этой техникой для подробного изложения повестки дня («сценария») — это поможет им визуализировать ход мероприятия. 

Например, представим, что встреча начинается с этапа регистрации. Вместо того, чтобы просто написать «регистрация», продумайте, из каких этапов состоит эта процедура. Могут ли гости зарегистрироваться с помощью системы самообслуживания, или их будет регистрировать персонал по обслуживанию мероприятия? Во втором случае помните, что недостаточное число сотрудников на этом этапе приведет к длинным очередям. Таким образом, вам нужно решение по минимизации очередей и план действий на тот случай, если они появятся.

Подробный разбор мероприятия может показаться всего лишь дополнительным этапом его планирования, но, как показано выше, уровень детализации, требуемый для карты событий, позволяет организаторам прогнозировать и изменять результаты мероприятия. 

В частности, карта событий помогает в следующих двух областях.

1. Тайм-менеджмент 

На первый взгляд, плотный график — залог продуктивной конференции, но важно помнить о регламенте. Если пунктов повестки дня на карте событий многовато, гости, вполне возможно, почувствуют на мероприятии дискомфорт. Если вам покажется, что слишком многое происходит одновременно, либо вы заметите, что масштабные, требующие времени элементы следуют друг за другом, то, вероятно, стоит сделать шаг назад и задуматься, что действительно можно успеть сделать за время, отведенное на мероприятие. 

2. Впечатления участников

О чем будут думать гости, что они почувствуют, увидят и услышат? Мероприятия — это чувственный опыт, и задача организатора заключается в том, чтобы гости смогли все «переварить». Карта событий дает организаторам уникальную возможность оказаться в положении гостей, посмотреть на мероприятие их глазами. А поскольку у разных людей разные предпочтения, подключайте к этому процессу своих сотрудников. 

Считайте его формой контроля качества: если какой-то элемент мероприятия кажется не до конца отлаженным, именно ему стоит уделить отдельное внимание. Например, информационные указатели обеспечивают навигацию гостей на мероприятии, проходящем в нескольких помещениях или на нескольких площадках. Если вы увидите, что ваши собственные сотрудники не вполне понимают формулировки на указателях, следует уточнить их, чтобы гостям все было ясно и чтобы они не заблудились. 

Powered By OneLink