Что делать при отмене выступления докладчика на мероприятии

Неявка основного докладчика — вот чего боится каждый организатор. Вот что следует делать

Каждый организатор мероприятий когда-нибудь да просыпался в холодном поту от такого кошмара: вы пригласили широко известного основного докладчика, несколько недель вкладывались в рекламу его выступления, и гости с нетерпением ждут его, — возможно, уже даже купив билеты.

И тут почетный гость сообщает, что не приедет — из-за задержки рейса или личных обстоятельств.

Итак, что делать?

Поскольку хороший докладчик может способствовать повышению числа зарегистрировавшихся участников и придать мероприятию вес, его отсутствие может отрицательно сказаться на репутации и финансовых показателях мероприятия. Именно поэтому следует предвидеть этот маловероятный сценарий и заготовить план экстренного реагирования.

Вот несколько советов на случай, если вы окажетесь в такой ситуации.

Не паникуйте. Во-первых, сделайте глубокий вдох. Шоу будет продолжаться. Вместе с членами своей команды примите решение о том, как и когда сообщить неприятные новости участникам мероприятия. Дайте гостям время осознать изменения: не ждите, когда они войдут в арендованное вами помещение. И самое важное: вводите в действие «план Б» (лично и через социальные сети), чтобы не допустить негативной реакции гостей. 

Сверьтесь с договорами. Приглашение известного гостя — это инвестиция. Докладчики высокого уровня, особенно если их представляет агентство или корпорация, не берут на себя обязательств просто так. Посмотрите, что написано в договоре по поводу форс-мажора, включая пункты о возврате гонорара докладчика или переносе его выступления в связи с непредвиденными обстоятельствами. 

Организуйте связь другим образом. Если ваш докладчик застрял в аэропорту или столкнулся с непредвиденными обстоятельствами, задумайтесь, как эффективно организовать его связь со слушателями: используйте, например, ПО для видеоконференций или предварительно записанный вебинар. Если появление гостя запланировано не на последний день мероприятия, узнайте, можно ли перенести выступление. 

Найдите другого докладчика. Неявка этого докладчика, как бы популярен он ни был, не означает, что нет других. Чтобы срочно найти замену, обратитесь в другие агентства, работающие с докладчиками, или в другие отраслевые группы в регионе. Если обстоятельства позволяют, найдите другого подходящего гостя для выступления в рамках существующего графика и обеспечьте ему рекламу. 

Найдите другие варианты для гостей. На крупных мероприятиях обладатели билетов вполне могут принять участие в сходных семинарах или похожих видах деятельности на той же площадке. Другой вариант: организуйте импровизированное обсуждение отраслевой темы в формате круглого стола с участием известных гостей. Если гости по-прежнему недовольны, предложите скидку на будущие регистрации, чтобы не лишиться постоянных клиентов.  
 

Powered By OneLink