Чему Олимпиада может научить организаторов мероприятий

Что организаторам мероприятий следует взять на заметку перед церемонией закрытия

Во время зимних и летних Олимпийских игр зрители погружаются в мир истинного атлетизма. Без сомнений, мастера фигурного катания и конькобежного спорта, лыжники и хоккеисты — настоящие звезды представления под флагом с пятью кольцами, но происходящее за пределами олимпийских стадионов впечатляет не меньше. 

Вот пример того, сколько усилий требуется для обеспечения трансляции зимних Олимпийских игр в Пхёнчхане только на территории Америки (с точки зрения планирования мероприятий):

  • 550 камер и более 2 400 ч съемок (1 800 из них — прямая трансляция);
  • 2 500 сотрудников, работающих в Пхёнчхане;
  • 1 000 сотрудников NBC Sports, работающих на съемках;
  • 204 км кабеля; 
  • 102 розыгрыша медалей (больше, чем на всех предыдущих зимних Олимпиадах);
  • 89 комментаторов NBC (для которых требуется жилье, парикмахерские услуги, макияж и т. д.);
  • 2 вертолета для воздушной съемки.

Из такого масштабного мероприятия, как Олимпийские игры, можно вынести много уроков — как о том, что следует делать, так и о том, чего не следует. Близится закрытие текущей Олимпиады, и мы решили подчеркнуть основные выводы для организаторов мероприятий.

Уменьшите цифры

Соблюсти график и остаться в рамках бюджета одинаково непросто и организатору, и корпорации, и главе семьи, поэтому организаторам Олимпиады требовалось все предусмотреть до начала игр. На этой Олимпиаде при решении основной логистической задачи — транспорта — оценка общей численности людей, которых требовалось перевезти из крупнейшего города страны, Сеула, в Пхёнчхан, показала, что существующей инфраструктуры недостаточно. Так появилась новая высокоскоростная транспортная линия Korea Train Express, которая может перевозить почти 21 000 пассажиров ежедневно, сокращая время в пути между двумя городами на 90 минут. Если бы организаторы не изучили цифры заранее, в транспортных артериях могла образоваться катастрофическая пробка.

Для повторения их успеха вам необходимо прогнозировать мероприятие как можно точнее. В одной статье Harvard Business Review за 2015 год рекомендуется определить от трех до пяти задач, которых вы надеетесь реализовать. Если они не соответствуют доступным вам ресурсам, каким задачам следует отдать предпочтение? Какие задачи, — например, транспорт в Пхёнчхане, — невозможно отменить? Да, тематическое оформление обеспечит эстетическое удовлетворение, однако так ли оно важно, как закуски высокого качества? 

Узнайте свою аудиторию 

Обеспечение питания для спортсменов уже давно тщательно продумано и спланировано: олимпийцы, как правило, придерживаются особого образа жизни, чтобы быть в нужной форме для достижения максимальных результатов. А теперь представьте, что накормить нужно спортсменов со всего мира: еда, привычная для олимпийцев из одной части света, может сильно смутить других. (Спросите британского гимнаста Луиса Смита, который рассказывал, как столкнулся с нарезкой из бараньего языка на Украине).

Именно поэтому Олимпиада-2010 в Ванкувере изначально обладала преимуществом: богатое разнообразие национальных кухонь этого города позволило с легкостью обеспечить питание спортсменам из разных стран. Обеспечив спортсменам знакомые и полезные блюда, организаторы продемонстрировали свое понимание того, насколько важна для олимпийцев кухня.

Главный тезис для организаторов: понимание и предугадывание потребностей аудитории. Главный урок для организаторов очевиден: гостям необходимо предложить знакомую (или нарочито экзотическую) еду. Однако ту же логику можно применить и к другим аспектам мероприятия. Сувениры в виде мыла и свечей могут быть приняты как милый жест, который вызовет несколько улыбок, но нужны ли такие презенты клиентам из крупных корпораций? 

Учитывайте культурные нюансы и всегда по возможности стремитесь к универсальности 

Конечно, организация Олимпиады — это не только промашки и накладки. Но нельзя отрицать, что это мероприятие — блестящий пример мультикультурализма в глобальном масштабе. За несколькими исключениями, и несмотря на вражду между странами, военные действия и неопределенность политической ситуации, представители многих стран собираются в одном городе, чтобы соревноваться за титул лучших в разных видах спорта. 

Согласно статье в Harvard Business Review, для проведения успешного мультикультурного мероприятия учитывать культурные нюансы необходимо, но зацикливаться на них нельзя. Просто сформулируйте для гостей общий план мероприятия задолго до его начала, чтобы повестка дня и меню не стали для них сюрпризом. 

Powered By OneLink