Контрольный список на день мероприятия

Наступил день мероприятия. Вот что делать, чтобы мероприятие прошло в соответствии с планом.

Несколько недель планирования позади; наступает день мероприятия. Вы просыпаетесь утром, и — что дальше?

Воспользуйтесь этим контрольным списком, чтобы убедиться в том, что учтены все детали. Тогда ваше мероприятие пройдет идеально.

Первым делом

  • Выпейте чашку кофе или сходите в спортзал. Это зарядит вас энергией, и вы будете готовы провести этот день во всеоружии. 
  • Съешьте сытный, здоровый завтрак. Возможно, вы вообще не задумываетесь о еде, но утренний прием пищи «заправляет» организм на весь день, потенциально улучшая концентрацию и память. Тем не менее, стоит избегать блюд с большим содержанием сахара, из-за которых к середине дня вы можете почувствовать себя вялым.  

На площадке

  • «Сверьте часы» с командой. Что могло измениться, пока вы спали, и не требует ли это немедленного решения? Нужно ли уделить больше внимания кому-то из коллег или каким-то деталям?
  • Проясните последние вопросы с поставщиками, докладчиками и другими партнерами мероприятия. Например, если основной докладчик вылетает на мероприятие этим же утром, отслеживайте его рейс. Если рейс задерживается, лучше узнать об этом как можно раньше, чтобы реализовать альтернативный план. Если докладчик, например, застрял в аэропорту из-за погоды и не успевает добраться до мероприятия, с ним можно провести видеоконференцию. 
  • Проверьте все оборудование. Нет ничего хуже, чем внезапно отключившийся микрофон или презентация, которая плохо загружается из-за технических проблем. 
  • Свяжитесь с гостями. С помощью электронной почты или публикации в социальных сетях обязательно напомните гостям, что сегодня — день мероприятия! Включите всю актуальную информацию, которая может им потребоваться, а также укажите, что приносить с собой, а что оставить дома.
  • Проверьте расстановку столов и бейджи с именами. Есть ли все столовые приборы, не забыт ли кто-то из гостей? 
  • Перекусите и сделайте перерыв по необходимости. Подготовка к мероприятию может показаться неподъемным делом. Помните, что нужно уделять время себе (даже если это всего пять минут), чтобы снять стресс

Непосредственно перед началом

  • Сделайте глубокий вдох. Даже если последние подготовительные работы перед мероприятием проходили нервно, теперь уже гости вот-вот прибудут. Отпустите отрицательную энергию, сделав несколько очищающих глубоких вдохов.
  • Поприветствуйте гостей. Стойте прямо и улыбайтесь: позитивный язык тела и невербальные сигналы определят атмосферу всего мероприятия.

Во время встречи

  • Будьте доступны. Гости, коллеги, спонсоры, поставщики — если где-то что-то пойдет не так, вы должны быть рядом, чтобы помочь. 

После мероприятия

  • Обновите бюджет. Получив чеки и другие финансовые документы, введите окончательные цифры в ПО управления мероприятием.
  • Разошлите благодарственные письма. Для организации мероприятия необходимы усилия множества людей, поэтому не забудьте сказать спасибо всем, кто участвовал в его планировании. Не забудьте сегментировать вашу аудиторию и подготовить отдельный шаблон благодарственного письма для каждого сегмента. Благодарность гостям и спонсорам должна выглядеть по-разному. 
  • Проведите опрос о прошедшем мероприятии. Возможно, мероприятие прошло на высшем уровне, но всегда есть куда расти. Опрос о прошедшем мероприятии дает гостям возможность поделиться отзывом, который вы сможете использовать как руководство для организации еще более качественных мероприятий. 
Powered By OneLink